kearsipan

SISTEM KEARSIPAN July 5, 2009 by dekygituee SISTEM – SISTEM PENGARSIPAN I. Pendahuluan A. Latar Belakang Seorang pimpinan yang memiliki intensitas fungsi Manajerial yang tinggi, sangat memerlukan bantuan sekretaris untuk meringankan tugasnya. Pimpinan yang sangat sibuk tidak mungkin dapat mengingat segalanya, maka sekretaris harus mampu membantu pimpinan dalam menyusun arsip atau mengatur arsip sehingga dapat dengan mudah diketemukan kembali pada saat diperlukan. Setiap sekretaris harus menguasai sistem pengarsipan yang konsisten, sehingga dokumen-dokumen dapat dengan mudah dan cepat diketemukan pada saat dibutuhkan. B. Tujuan Penulisan Adapun tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk dapat lebih mengetahui tentang cara-cara atau teknik-teknik pengarsipan yang baik. Dan juga, tujuan daripada penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan akademis, yakni untuk memenuhi tugas dari mata kuliah “Manajemen Kesekretariatan”. II. Pembahas

K E A R S I P A N Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED. A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi ) L = Legal Value ( Nilai Hukum ) F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan ) R = Research Value ( Nilai Penelitian ) E = Education Value ( Nilai Pendidikan ) D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi ) Dan untuk mengingat betapa pentingnya arsip,maka ingatlah singkatan : A = Amankan R = Rawat S = Semua I = Informasi P = Penting Tujuan Kearsipan adalah:   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.   Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.   Untuk menghemat tempat penyimpanan.   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.   Untuk menjaga kelestarian arsip. Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu : Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau pe